Mau Menyewakan Gedung ke Perusahaan? Siapkan Dokumen dan Ketentuan Penggunaan Sejak Awal

Menyewakan gedung kepada perusahaan dapat menjadi sumber pendapatan jangka panjang bagi pemilik properti. Gedung bisa digunakan sebagai kantor, gudang, pusat distribusi, ruang operasional, atau tempat usaha sesuai kebutuhan penyewa. Namun, sebelum kerja sama dimulai, pemilik perlu menyiapkan dokumen dan menyepakati ketentuan penggunaan bangunan secara tertulis.

Proses penyewaan gedung tidak cukup hanya dengan menentukan harga dan jangka waktu. Ada hal lain yang perlu diperhatikan, seperti identitas perusahaan penyewa, kewenangan penandatangan kontrak, pembagian biaya operasional, aturan renovasi, tanggung jawab pemeliharaan, serta kewajiban perpajakan. Persiapan sejak awal dapat membantu kedua pihak memahami hak dan kewajibannya selama masa sewa.

Periksa Dokumen Kepemilikan Gedung

Sebelum menawarkan gedung kepada perusahaan, pastikan dokumen kepemilikan dan kewenangan menyewakan properti sudah jelas. Pemilik perlu menyiapkan sertifikat tanah atau dokumen hak atas tanah yang sesuai, dokumen perolehan properti, serta dokumen bangunan yang tersedia dan relevan dengan transaksi.

Periksa apakah identitas pemilik pada dokumen sesuai dengan pihak yang akan menandatangani perjanjian. Jika gedung dimiliki bersama, pastikan persetujuan pihak terkait sudah diperoleh. Apabila properti merupakan aset perusahaan atau dikelola oleh pihak lain, pastikan orang yang mewakili pemilik memiliki kewenangan untuk menyewakannya.

Jika perjanjian ditandatangani oleh kuasa, siapkan surat kuasa yang sesuai. Untuk gedung milik badan usaha, periksa pula dokumen internal yang diperlukan untuk membuktikan kewenangan penandatangan berdasarkan struktur perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

Pemilik sebaiknya memastikan tidak ada perjanjian sebelumnya atau pembatasan yang menghalangi penyewaan. Jika gedung berada dalam kawasan komersial, periksa pula aturan pengelola terkait akses, parkir, jam operasional, penggunaan fasilitas bersama, dan prosedur masuk bagi penyewa baru.

Siapkan Dokumen Perusahaan Penyewa

Perusahaan yang menyewa gedung umumnya membutuhkan dokumen untuk pemeriksaan administrasi dan persetujuan internal. Karena itu, pemilik perlu meminta informasi dasar mengenai badan usaha calon penyewa dan memastikan pihak yang mewakili perusahaan berwenang membuat perjanjian.

Dokumen yang dapat diperiksa sesuai kebutuhan meliputi identitas badan usaha, Nomor Induk Berusaha (NIB) jika relevan, identitas penandatangan, serta surat kuasa atau persetujuan internal apabila diperlukan. Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda berdasarkan bentuk badan usaha dan kebijakan masing-masing perusahaan.

Selain dokumen administratif, pemilik perlu mengetahui kegiatan yang akan dilakukan di dalam gedung. Tanyakan apakah bangunan akan digunakan sebagai kantor, gudang, pusat layanan pelanggan, tempat penyimpanan barang, atau lokasi operasional lainnya.

Informasi tersebut membantu pemilik menilai kesesuaian fasilitas gedung dengan kebutuhan penyewa. Misalnya, perusahaan distribusi mungkin membutuhkan akses kendaraan besar dan area bongkar muat, sedangkan kantor membutuhkan jaringan internet, sistem pendingin ruangan, ruang rapat, dan fasilitas parkir.

Pastikan tujuan penggunaan gedung tercantum secara jelas dalam perjanjian. Dengan demikian, pemilik memiliki dasar tertulis untuk mengatur kegiatan yang diperbolehkan selama masa sewa.

Cantumkan Ketentuan Penting dalam Perjanjian Sewa

Perjanjian sewa sebaiknya menjelaskan objek yang disewakan secara terperinci. Cantumkan alamat gedung, luas area, bagian bangunan yang termasuk dalam sewa, fasilitas yang dapat digunakan, serta area yang tidak termasuk dalam objek sewa.

Beberapa hal yang sebaiknya tercantum dalam perjanjian meliputi:

- Jangka waktu sewa, tanggal mulai, dan tanggal berakhirnya kontrak.

- Harga sewa, jadwal pembayaran, dan mekanisme penagihan.

- Ketentuan deposit atau uang jaminan dan tata cara pengembaliannya.

- Pembagian biaya listrik, air, internet, keamanan, kebersihan, dan parkir.

- Tanggung jawab atas perawatan rutin, kerusakan, dan perbaikan.

- Ketentuan renovasi, pemasangan papan nama, dan perubahan interior.

- Aturan penggunaan fasilitas bersama dan akses ke gedung.

- Ketentuan pengalihan sewa atau penggunaan oleh pihak ketiga.

- Prosedur perpanjangan, pengakhiran kontrak, dan penyerahan kembali gedung.

Perjanjian juga perlu menjelaskan tindakan yang dapat diambil jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya. Misalnya, bagaimana pemberitahuan pelanggaran disampaikan, berapa lama waktu yang diberikan untuk memperbaikinya, serta kondisi yang memungkinkan kontrak diakhiri lebih awal.

Untuk transaksi bernilai besar atau berdurasi panjang, pemilik dapat meminta bantuan notaris atau penasihat hukum untuk menelaah perjanjian. Langkah ini membantu memastikan ketentuan kontrak sesuai dengan kebutuhan transaksi dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda.

Tetapkan Batas Penggunaan Bangunan

Setiap gedung memiliki karakteristik dan batasan penggunaan yang berbeda. Gedung perkantoran mungkin memiliki ketentuan tentang jam operasional, kapasitas pengunjung, pemasangan identitas perusahaan, dan penggunaan ruang bersama. Sementara itu, gudang atau bangunan operasional dapat membutuhkan aturan tambahan mengenai bongkar muat, kendaraan berat, penyimpanan barang, kebisingan, dan pengelolaan limbah.

Pemilik perlu mencantumkan kegiatan yang diperbolehkan serta kegiatan yang memerlukan persetujuan tertulis. Jika penyewa ingin memasang mesin, mengubah tata ruang, menambah instalasi listrik, membuat sekat permanen, atau melakukan perubahan fisik lainnya, prosedur persetujuan harus ditentukan sejak awal.

Penggunaan gedung juga harus memperhatikan fungsi bangunan, ketentuan tata ruang, keselamatan, dan perizinan yang berlaku. Perjanjian sewa tidak otomatis memberikan izin kepada penyewa untuk menjalankan semua jenis kegiatan usaha di lokasi tersebut.

Karena itu, kedua pihak sebaiknya memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika gedung berada di kawasan yang dikelola pihak tertentu, aturan kawasan perlu disampaikan kepada penyewa sebelum kontrak ditandatangani.

Atur Renovasi dan Pemeliharaan Gedung

Renovasi dan pemeliharaan dapat menjadi sumber perselisihan jika tanggung jawab masing-masing pihak tidak dijelaskan. Pemilik dan penyewa perlu menyepakati siapa yang bertanggung jawab atas perawatan rutin, perbaikan komponen utama bangunan, kerusakan akibat penggunaan, dan penggantian fasilitas yang rusak.

Sebelum gedung diserahkan, lakukan pemeriksaan bersama terhadap kondisi dinding, lantai, plafon, pintu, jendela, instalasi listrik, saluran air, pendingin ruangan, lift, dan fasilitas lain yang termasuk dalam sewa. Dokumentasikan kondisi tersebut melalui foto dan berita acara serah terima.

Jika perusahaan penyewa berencana melakukan renovasi, tentukan apakah pekerjaan membutuhkan persetujuan tertulis pemilik, gambar teknis, kontraktor tertentu, atau izin tambahan. Perjanjian juga perlu mengatur siapa yang menanggung biaya pekerjaan dan bagaimana hasil renovasi diperlakukan saat masa sewa berakhir.

Sebagai contoh, perubahan interior tertentu mungkin boleh dipertahankan setelah kontrak selesai, sedangkan perubahan lain perlu dikembalikan ke kondisi semula. Kesepakatan tertulis akan membantu menghindari perdebatan ketika gedung dikembalikan kepada pemilik.

Perjelas Pembayaran dan Kewajiban Pajak

Nilai sewa perlu dijelaskan secara terperinci, termasuk periode pembayaran, batas waktu, mekanisme penagihan, serta konsekuensi jika terjadi keterlambatan. Jika pembayaran dilakukan secara bertahap atau tahunan, cantumkan jadwalnya agar kedua pihak memiliki acuan yang sama.

Apabila terdapat deposit, jelaskan tujuan penggunaannya, kondisi yang memungkinkan pemilik melakukan pemotongan, dan jangka waktu pengembalian dana setelah masa sewa berakhir. Deposit sebaiknya tidak diperlakukan sebagai pengganti pembayaran sewa terakhir kecuali hal tersebut memang disepakati secara tertulis.

Pemilik juga perlu memperhatikan kewajiban perpajakan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2017, penghasilan dari persewaan tanah dan/atau bangunan pada umumnya dikenai PPh final sebesar 10% dari jumlah bruto nilai persewaan. Komponen yang masuk dalam jumlah bruto dapat mencakup biaya perawatan, pemeliharaan, keamanan, layanan, dan fasilitas tertentu sesuai ketentuan yang berlaku. Sumber resmi: https://pajak.go.id/id/peraturan/pajak-penghasilan-atas-penghasilan-dari-persewaan-tanah-danatau-bangunan

Jika penyewa berbentuk perusahaan, mekanisme pemotongan pajak perlu dikonfirmasi sejak awal. Para pihak sebaiknya menyepakati cara penagihan, pelaksanaan kewajiban pemotongan, dan penyampaian bukti potong. Perlakuan pajak perlu diperiksa berdasarkan karakter transaksi dan status para pihak.

Pastikan pula perjanjian menjelaskan apakah harga yang dicantumkan sudah memperhitungkan pajak atau bagaimana kewajiban tersebut ditangani. Untuk memastikan perlakuan yang tepat, pemilik dapat berkonsultasi dengan konsultan pajak atau mengacu pada informasi resmi Direktorat Jenderal Pajak.

Lakukan Serah Terima Sebelum Gedung Digunakan

Setelah perjanjian ditandatangani, lakukan pemeriksaan bersama sebelum perusahaan mulai menggunakan gedung. Pastikan area yang disewakan sesuai dengan kontrak, fasilitas dapat digunakan, kunci dan kartu akses tersedia, serta kondisi awal utilitas telah dicatat.

Buat berita acara serah terima yang mencakup tanggal penyerahan, kondisi bangunan, daftar fasilitas, jumlah kunci atau kartu akses, dan kerusakan yang sudah ada. Jika terdapat fasilitas yang belum berfungsi, catat pihak yang bertanggung jawab untuk memperbaikinya beserta target penyelesaian.

Pemilik juga dapat mengatur prosedur pemeriksaan gedung selama masa sewa. Misalnya, pemeriksaan dilakukan setelah pemberitahuan sebelumnya pada waktu yang wajar, dengan tetap mempertimbangkan kegiatan operasional penyewa. Untuk keadaan darurat, mekanisme akses khusus dapat ditentukan dalam perjanjian.

Ketika kontrak berakhir, lakukan pemeriksaan ulang menggunakan daftar yang sama. Bandingkan kondisi gedung dengan dokumentasi awal untuk menilai apakah terdapat kerusakan atau kewajiban yang masih perlu diselesaikan sebelum deposit dikembalikan.

Persiapan Administrasi Membantu Pengelolaan Properti

Menyewakan gedung kepada perusahaan memerlukan persiapan yang lebih luas daripada sekadar menentukan harga. Pemilik perlu memastikan dokumen kepemilikan tersedia, identitas dan kewenangan perusahaan penyewa jelas, serta ketentuan penggunaan bangunan tertulis secara terperinci.

Pembagian tanggung jawab atas biaya operasional, renovasi, perawatan, pajak, dan pengembalian gedung juga perlu disepakati sebelum penyewa mulai menempati properti. Semakin jelas ketentuan yang dibuat, semakin mudah kedua pihak menjalankan kerja sama dan menangani persoalan yang mungkin muncul selama masa sewa.

Pemilik dapat menyesuaikan isi perjanjian dengan jenis gedung, kegiatan perusahaan penyewa, dan durasi kontrak. Untuk mendapatkan informasi lain seputar pengelolaan, pemanfaatan, dan peluang properti, Rumahgue dapat menjadi salah satu referensi bagi pemilik gedung dan pelaku usaha.